Invoice Processing

Invoice Processing - Számlafeldolgozó Rendszer


Invoice Processing rendszer célja, hogy elősegítse a bejövő számlák feldolgozásának folyamatát olyan, elsősorban közép és nagyvállalati körben, ahol ezeknek a számláknak a kezelése beérkezéstől a kifizetésig több munkatárs meghatározott együttműködését igényli.

A bejövő számlák kezelése vállalatonként más és más lehet. Ugyanakkor minden vállalat hasonló munkafolyamatot használ, amelynek lépései a következők:

  • Beérkezés, esetleges iktatás után a számla a pénzügyi osztályra kerül
  • A pénzügyi osztály tagjai vagy maguk elvégzik a számla ellenőrzését, költséghelyekre, projektekre való szétosztását, vagy elküldik a számlát egy olyan munkatársnak a szervezeten belül, aki elvégzi a felosztást
  • A felosztást végző munkatárs valamilyen módszerrel meghatározza, hogy kinek, kiknek a jóváhagyása szükséges a számla kifizetéséhez.
  • A jóváhagyók egyenként jóváhagyják a számlát
  • A számla visszaérkezik a pénzügyi osztályra, ott ellenőrzik az előző lépések helyességét, teljességét. Ha mindent rendben találtak, akkor kifizetik a számlát.

"Hagyományos" esetben, amikor ezt a folyamatot valamilyen, nem automatizált rendszerben, esetleg a fizikai számlákatat küldözgetve végzik el, sokféle probléma merülhet fel a folyamat során. Ezek közül néhány:

  • Elvesznek a számlák
  • Nem megfelelő munkatársak végzik a költséghelyi felosztást, esetleg a jóváhagyást
  • Túlságosan hosszúra nyúlik a folyamat, határidőn túl kerül kifizetésre a számla

IPS megoldásunk akár a teljes folyamat automatizálásával megoldást kínál ezekre a problémákra. A rendszer segítségével a következő főbb előnyök érhetők el:

  • A számlák beszkennelhetők, az egész folyamaton már csak a számlakép utazik.
  • A számla egyes tulajdonságai alapján (pl. a fizetendő összeg nagysága, a vásárolt dolog jellege szerint) a rendszer automatikusan meghatározza, hogy kik lesznek a költséghelyi felosztók, kik lesznek a jóváhagyók.
  • A folyamat résztvevői értesítéseket kapnak napi teendőikről, szükség esetén a feladatokat bizonyos idő elteltével továbbítani lehet más munkatársakhoz (eszkaláció)
  • A jelentések segítségével naprakész információ nyerhető a fizetendő számlák összegéről, ütemezésről, a folyamatban részt vevő munkatársak munkájáról.

 
Keressen elérhetőségeinken, hogy az Ön igényei szerint testreszabott bemutatót tarthassunk Önnek!



 

© 2004 - 2020 Codebase Kft.