A telefonköltség csökkentési koncepció egyik sarkalatos eleme a vezetői jóváhagyás beillesztése a folyamatba. Ennek a lépésnek a tényleges felettesi ellenőrzésen túl kétségkívül jelentős pszichikai szerepe is van, hiszen a dolgozók szembesülnek azzal, hogy a nyilatkozatukat a rendszer a jóváhagyóhoz továbbította, aki azt a jóváhagyás alkalmával, de akár utólagosan bármikor áttekintheti, illetve tételes módon ellenőrizheti.

Ez biztosítja, hogy a dolgozók elvárható alapossággal jelölik meg a magánhívásokat. Nem vagy csak részben érvényesül ez a kényszer azon vállalatoknál, amelyek más telefonköltség elszámolási módszereket alkalmaznak, így pl. amikor telefonálás előtt kell kódot megadni a magánhívások megkülönböztetésére, vagy amikor a kinyomtatott hívásrészletezőn kell a dolgozóknak bejelölni a magánhívásokat.

A jóváhagyási funkció néhány jellegzetessége:

• Akár többszintű jóváhagyás lehetősége (pl. költséghelyi jóváhagyó is)
• Csoportos jóváhagyás/visszautasítás
• Hívott számok részleges maszkolása adatvédelmi okokból
• A jóváhagyás kikapcsolható egyes SIM-kártyacsoportok esetén
• Jóváhagyásra küldés kikényszeríthetősége a feldolgozás elakadásának kiküszöbölésére
• Helyettes jóváhagyó beállítási lehetőség